Muitas empresas pequenas parecem grandes para os clientes que não as conhecem pessoalmente, porque têm pessoas inteligentes que projetam essa imagem, outras grandes, parecem pequenas, e até despersonalizadas, por erros neste atendimento, que podem ser facilmente evitados:
Despersonalização - a técnica recomenda que, ao atender, diga o nome da empresa e saúde o interlocutor de acordo com a hora do dia. Faça-o de forma calorosa e interessada. Module a voz para dar o cumprimento.
Tratamentos - voz masculina, é Sr. voz feminina é Sra. se está em dúvida, evite qualquer tratamento, até certificar-se “amor”, “querida”, “bem”, são tratamentos que não devem fazer parte do vacabulário de quem atende telefones empresariais.
Atendendo o telefone - use a boca só para falar - há pessoas que atendem ao telefone e dão a impressão que estão almoçando ou jantando ao mesmo tempo.
Atender ao telefone? - ou atender a outra pessoa (pessoalmente) ao mesmo tempo? Para quem está do outro lado, é extremamente desagradável “sentir” que a pessoa que o está atendendo, interrompe o atendimento (sem pedir licença ao interlocutor) para falar com alguém mais.
Ouvir sem interromper - às vezes você já sabe o que o outro vai dizer (pelo começo da “fala” dele). Mas não “atropele” e dê a resposta antes de ouvir tudo o que o interlocutor quer dizer.
Fulano? um minutinho vou ver se ele está - isto é terrível, dá a impressão que o fulano não quer atender.
Bateu com o telefone no meu ouvido - nunca desligue antes do cliente.
“O telefone é a vítima da empresa, à distância.”